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Projektorganisation für ein Print-Magazin

„Sonst haben wir nichts mehr offen, oder?“, frage ich Susanne, die Kölner Designerin, über Skype. „Hast Du die Punkte in Mangenta im Gesamt-PDF abgearbeitet?“, kommt die Gegenfrage. Pause. „Hast Du mir dafür einen Auftrag gegeben?“, frage ich und fange an, meine Mailbox durchzugehen. „Nein, ich glaube nicht. Sorry, Fachidiot. Mangenta heisst bei uns automatisch, dass etwas zu tun ist.“

Wenn Kommunikation nur per Mail und dem vereinzelten Skype Call stattfindet, dann passieren die kleinen Pannen des Alltags. Wie wir es dennoch geschafft haben, das Magazin innerhalb von vier Wochen „nebenbei“ aus dem Boden zu stampfen, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

Fotografieren am Creux du Van

DRAFT-Artikel: Fotografieren am Creux du Van

Werkzeuge: Excel, InDesign und Dropbox

Wir arbeiten zu Dritt an dem Magazin. Alle Dokumente liegen in einer Dropbox, so dass jeder immer den aktuellen Stand hat. Susanne erstellt das Design mit InDesign und macht uns PDF-Exporte zur einfachen Ansicht. Die Texte erstellen wir in Word. Jeder Artikel hat ein eigenes Verzeichnis. Das Land bzw. „Artikel“ im Anfang sorgt für die unkomplizierte Übersicht. In einem Excel haben wir die Übersicht, über den aktuellen Stand der Artikel (offen, draft, gelesen, lektoriert), die Kontaktdaten der Autoren, etc.

Man merkt, dass Susanne viel Erfahrung hat. Die Ordnerstruktur war das Erste, was sie erstellt hat. So ist es für Thomas und mich einfach gewesen, uns einzuarbeiten. Besonders hilfreich war, dass wir von Beginn an einen Seitenplan hatten. Während der letzten Wochen haben wir Artikel auf diesem Seitenplan hin und her geschoben und es war immer leicht ersichtlich, was wo ist. Besser, als ein Excel mit Seitenzahlen parallel zu pflegen. Das ist dann wie Tetris spielen: Südtirol hat 6 Seiten, wo passen die hin? Der Fachartikel 4 Tipps für das Fotografieren von Wasserfällen passt gut in die Nähe von einer Wasserfall-Fototour, etc.

Fotobuch - Organisation ist alles

Fotobuch – Organisation ist alles

Führung durch Selbstverantwortung

Mein Name steht auf dem Cover vom Magazin und auf meiner Webseite läuft der Verkauf. Aber ich bin nicht „der Chef“. Wir haben uns die Arbeiten aufgeteilt und jeder ist für seinen Teil verantwortlich. Thomas arbeitet häufig spät am Abend, wenn ich bereits im Bett liege. Ich meistens am Morgen vor dem Bürojob und Susanne ist uns immer einen Schritt voraus.

Trotzdem müssen Entscheidungen gefällt werden. Bei Design Sachen ist für mich klar: Susanne ist der Profi. Ich rede ihr nicht rein, wenn sie eine Schriftart oder Farbe auswählt. Bei Rechtschreibung oder den Karten hat Thomas von Blogografie das Sagen.

Schwieriger ist es bei den „grossen“ Entscheidungen: Alles was mit Geld zu tun hat. Auch da schreiben wir Mails und diskutieren kurz, aber letztlich hafte ich und entscheide entsprechend auch.

Und ich habe die undankbare Aufgabe, hunderten Einsendern von Fotos und Artikeln eine freundliche Absage zu erteilen. Jeder versteht das, keiner hat sich beschwert, aber natürlich ist es dennoch sehr unangenehm für mich.

Die Selbstverantwortung hat in unserem kleinen, hochmotivierten Team sehr gut funktioniert – und seinen besonderen Reiz durch die geteilte Passion Fotografie. Die letzten Wochen habe ich manche Nacht wartend hinter meiner Kamera verbracht – und mit Thomas über das Magazin gechattet. So waren wir beide nicht allein, während unsere Partner bereits am Schlafen waren. Ich in der kalten Bergnacht in Graubünden, er daheim am PC in Halle.

Geofabrik: Welches Kartenformat hätten wir denn gerne?

Geofabrik: Welches Kartenformat hätten wir denn gerne?

 

Finanzierung, Auflage und der Versand

Wir haben lange diskutiert, wie wir vorgehen wollen. 500 Magazine drucken lassen und dann verkaufen und ich versende sie? Oder eine Druckerei auswählen, die auch versendet und dementsprechend das Magazin nen Euro teurer machen? Wie teuer soll es werden? Unsere Kosten hängen stark von der Auflage ab. Wenn wir 1000 schaffen sollten, dann könnten wir sogar in die Gewinnzone kommen, aber will ich so viel Vor-Finanzieren?

Schliesslich sind wir den Kickstarter-Weg gegangen und ich habe den Weg des Vorverkaufs gewählt. Und weil ich schon ein Bier intus hatte und der letzte Stand des Gesamt-PDFs unglaublich gut aussah, haben wir Papier für 1000 Magazine bestellt.

„Think Big! Die werde ich dann schon irgendwie los“, habe ich gedacht und innerlich mit flauem Magen die Finger gekreuzt.

Die Ankündigung auf Facebook, noch ohne Youtube, hat bereits 400 Magazine am ersten Abend verkauft.

„Ich kanns nicht fassen!“, kam die Mail aus Köln. „Ich auch nicht :-)!!!“, die Antwort aus Bern. „Das Cover-Foto ist echt eine Wucht, begeistert mich immer wieder! Die Fotos insgesamt, es gibt echte Talente“ aus Halle.

Mit der Ankündigung auch auf Youtube waren dann innerhalb von nicht mal drei Tagen alle 1000 Magazine weg. „Wieviel Papier haben die auf Lager?“ schreibe ich Samstag auf der Schneeschuhtour an Susanne. Sonntagmittag ist die Antwort da: „Wir können noch mal 500 liefern, mehr erfahre ich Montag.“

Sonntagabend habe ich also den Webshop wieder aufgemacht – und die Bestellungen sind weiter reingekommen. Bis Ende der Woche lassen wir das jetzt laufen, dann ist endgültig ausverkauft. 3 Tonnen Papier können wir maximal bekommen, genug für 3000 Magazine. 1500 haben wir aktuell bestellt. Wir haben ein sehr hochwertiges Papier von einem kleinen Lieferanten gewählt und kurzfristig kaufen wir fast sein ganzes Lager leer.

Wir haben 1.5 Tonnen Papier gekauft.

„1.5 Tonnen?“, ich kanns nicht glauben und stelle mir gerade vor, ich hätte das zu mir liefern lassen. Vierter Stock, kein Lift, das wäre eine Aktion geworden. „Gut fürs Training“, wie ich gerne sage.

Das Notizbuch immer dabei: Fotograf Stephan Wiesner aus Bern

Das Notizbuch immer dabei: Fotograf Stephan Wiesner aus Bern

Eine Frage des Vertrauens

Vorfinanzierung ohne ein vorzeigbares Produkt ist immer schwierig. Zwar sehe ich, wie das PDF entsteht und ich kann einige der wirklich tollen Fotos zeigen, aber ich habe noch keinen Ausdruck gesehen. Lediglich einen Musterkatalog mit dem Papier und Druck und der sieht wirklich sehr gut aus. Es verbleibt das Risiko, dass beim Druck nicht die erwartete Qualität raus kommt. Farben verschoben, die Bindung kann Fehlerhaft sein, wir vergessen eine Doppelseite oder was halt so alles schief gehen kann.

Ein wenig können wir das absichern. Vor dem Druck führen wir einen Proof durch. Dann stellt sich einer von uns neben den Drucker, wir drucken jede Seite einzeln aus und prüfen noch mal, dass alles richtig ist. Ein Tag Aufwand, Anreise, Spesen und 1000 EUR Kosten. Aber das ist uns die Sache wert.

Für mich ist das grösste Highlight an dem Projekt aber, dass Vertrauen meiner Community. Die Reaktionen auf das Magazin waren extrem positiv. Hunderte sehr nette Kommentare und Messages habe ich bekommen.

Meine Motivation ist, dass ich vielen Leuten eine Freude machen und sie zum Fotografieren motivieren kann!

Am Ende wird sogar ein kleiner Gewinn rausspringen, aber das ist nicht der Punkt. Wie immer gilt: Wenn ich im Büro Überstunden machen würde, wäre das finanziell lohnender. Dieses „etwas auf die Beine stellen, dass vielen Leuten eine Freude macht“, dass habe ich im Büroalltag nicht. Und das ist es, was mir die Motivation gibt, solche Projekte zu stemmen.

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Fototouren in den Alpen

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7 Comments

  1. Jens 17. Mai 2017 at 8:24 - Reply

    Hallo Stephan,

    Wahnsinn wie du deine Projekte organisierst und abarbeitest. Deine Motivation ist für mich sehr inspirierend, besonders wenn ich an deine Artikel über das ausbrennen und deinen Neustart denke.
    Beruflich, fotografisch und persönlich ist bei dir seit dieser Zeit unglaublich viel passiert.

    Das Magazin ist bestellt und ich freu mich schon drauf ein paar Wanderungen zu machen.
    Für deine ganze Arbeit und den „Content“ auf Ytube, im Blog und ich deinen Büchern kann ich jetzt endlich mal etwas zurückgeben.
    Ich wünsch dir weiterhin viel Erfolg bei deinen Projekten.

    Respektvoll
    Jens

    • Stephan Wiesner 17. Mai 2017 at 8:33 - Reply

      Merci für Dein nettes Feedback, Jens. Das ist es, was mich motiviert: Dich zu motivieren 🙂

  2. Christoph 16. Mai 2017 at 17:32 - Reply

    Lange gezögert und jetzt doch gekauft😁
    Du setzt halt Maßstäbe, mach weiter so.
    Für Version 2 wünsche ich mir Mittel und Notddeutschland 😉

    • Stephan Wiesner 16. Mai 2017 at 17:40 - Reply

      Wünschen kann man immer 🙂

  3. Boris 16. Mai 2017 at 16:45 - Reply

    Ich kann dir bei solchen Projekten die Plattform Basecamp ans Herz legen. Basecamp ist ein super Projektmanagement und Collaborationstool. LG Boris

  4. Tom Pohorski 16. Mai 2017 at 16:07 - Reply

    Sehr interessant. Da sieht man auch, welch kreative Kraft in einem Bier steckt 🙂 Freue mich schon auf Ausgabe 2.

  5. Stephan Otto 16. Mai 2017 at 13:48 - Reply

    Vollsten Respekt! Danke für den kleine Blick hinter die Kulissen!

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